Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców – krok po kroku

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce jest coraz bardziej powszechną praktyką, szczególnie w kontekście wzrastającego zapotrzebowania na pracowników, zwłaszcza w branżach takich jak logistyka, produkcja czy usługi. Polscy pracodawcy coraz częściej kierują swoją uwagę na osoby z zagranicy, co wynika zarówno z rosnących trudności na krajowym rynku pracy, jak i z międzynarodowych uwarunkowań gospodarczych.

Zatrudnianie obcokrajowców, w tym Ukraińców, staje się nie tylko sposobem na wypełnienie luki w zasobach ludzkich, ale także strategicznym krokiem w kierunku rozwoju firm. Niemniej jednak, aby taka współpraca przebiegała zgodnie z prawem, konieczne jest przejście przez odpowiednią procedurę legalizacji zatrudnienia cudzoziemców.

Aby cudzoziemiec mógł legalnie podjąć pracę w Polsce, musi spełnić określone wymagania. Pierwszym krokiem jest zapewnienie odpowiednich dokumentów, które pozwolą na legalny pobyt i pracę na terenie kraju. Do najważniejszych dokumentów należy:

• Wiza – cudzoziemiec musi posiadać ważną wizę, jeśli pochodzi z kraju, który wymaga pozwolenia na wjazd.
• Zezwolenie na pobyt czasowy lub stały – cudzoziemiec musi posiadać odpowiednie zezwolenie na pobyt, które jest zależne od celu jego pobytu w Polsce.
• Numer PESEL – jest to numer identyfikacyjny, który jest wymagany do wykonywania pracy w Polsce.

Zatrudniając cudzoziemca, pracodawca ma obowiązek weryfikacji statusu pobytowego pracownika. Należy sprawdzić, czy dany cudzoziemiec ma prawo do pracy w Polsce oraz upewnić się, że wszystkie dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami. Pracodawca musi także pamiętać o zgłoszeniu cudzoziemca do odpowiednich instytucji, takich jak urząd pracy. Zatrudnienie bez ważnych dokumentów może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i karą finansową.

W zależności od sytuacji i obywatelstwa cudzoziemca, pracodawca może wymagać różnych zezwoleń na pracę. Oto najpopularniejsze rodzaje zezwoleń:

• Typ A – Zezwolenie typu A jest wydawane, gdy cudzoziemiec ma zostać zatrudniony przez polski podmiot, którego siedziba lub oddział znajduje się w Polsce, a wniosek kieruje się do Wojewody właściwego dla miejsca działalności pracodawcy.
• Typ B – Zezwolenie typu B dotyczy cudzoziemców pełniących funkcje w zarządzie osoby prawnej lub spółki kapitałowej w Polsce przez okres przekraczający 6 miesięcy w ciągu 12 miesięcy; wniosek składa się do Wojewody zgodnie z miejscem siedziby pracodawcy.
• Typ C – Zezwolenie typu C jest dla cudzoziemców delegowanych przez zagranicznego pracodawcę do Polski na okres powyżej 30 dni, w celu pracy w oddziale lub zakładzie podmiotu zagranicznego; wniosek kieruje się do Wojewody według siedziby podmiotu, do którego delegowany jest pracownik.
• Typ D – Zezwolenie typu D dotyczy cudzoziemców delegowanych przez zagranicznego pracodawcę, który nie ma oddziału w Polsce, w celu realizacji usług tymczasowych, a wniosek kieruje się do Wojewody zgodnie z miejscem realizacji usługi w Polsce.
• Typ E – Zezwolenie typu E jest przyznawane cudzoziemcom delegowanym przez zagranicznego pracodawcę na okres powyżej 30 dni w ciągu 6 miesięcy w celu wykonywania pracy o innym charakterze niż określony w typach B, C, i D, a wniosek składa się do Wojewody według miejsca wykonywania pracy w Polsce.

W przypadku obywateli krajów takich jak Ukraina, Mołdawia czy Gruzja, istnieje uproszczona procedura, która pozwala na łatwiejsze zatrudnienie tych osób w Polsce. Zamiast pełnego procesu uzyskiwania zezwolenia, pracodawca może skorzystać z tzw. oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi. Procedura ta jest szybsza i mniej obciążająca administracyjnie, jednak nadal wiąże się z koniecznością zgłoszenia pracownika do urzędów pracy.

Zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z kilkoma etapami, które należy przejść, aby proces przebiegał zgodnie z prawem.

• Weryfikacja dokumentów cudzoziemca – pierwszym krokiem jest sprawdzenie dokumentów pracownika, aby upewnić się, że posiada on odpowiednie zezwolenia na pobyt i pracę.
• Złożenie odpowiednich wniosków – w zależności od sytuacji, pracodawca składa odpowiednie wnioski o zezwolenie na pracę lub oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi.
• Zgłoszenie do urzędów pracy – przed rozpoczęciem pracy, pracodawca ma obowiązek zgłoszenia cudzoziemca do odpowiednich instytucji, takich jak powiatowy urząd pracy.
• Podpisanie umowy – po zatwierdzeniu wszystkich formalności, pracodawca może podpisać z cudzoziemcem umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną, w zależności od rodzaju zatrudnienia.

Przykład: Jak zatrudnić Ukraińca na umowę zlecenie? W przypadku umowy zlecenia, procedura jest uproszczona, jednak nadal wymaga przestrzegania zasad legalności pobytu oraz pracy. Należy dopełnić obowiązku rejestracji pracownika w urzędzie pracy, a także uzyskać oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi, jeśli obowiązują uproszczone przepisy.

Jedną z głównych korzyści związanych z zatrudnianiem cudzoziemców na umowę cywilnoprawną jest elastyczność w zakresie ustalania warunków pracy. Umowy cywilnoprawne są mniej sformalizowane niż umowy o pracę, co oznacza, że można łatwiej dopasować je do specyficznych potrzeb firmy. W szczególności umowa zlecenie daje większą swobodę w zakresie ustalania godzin pracy, co jest korzystne w przypadku projektów wymagających nieregularnego zaangażowania pracowników.

Dla cudzoziemców zatrudnianie na umowę cywilnoprawną może być również prostsze, ponieważ procedura uzyskiwania zezwoleń na pracę jest mniej skomplikowana niż w przypadku umowy o pracę. W zależności od kraju pochodzenia pracownika (np. obywatele Ukrainy), wystarczy jedynie złożenie oświadczenia w urzędzie pracy o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi. Nie wymaga to skomplikowanego procesu ubiegania się o zezwolenie na pracę, co może być dużym ułatwieniem w przypadku szybkich projektów.

Dzięki umowie cywilnoprawnej pracodawca może łatwiej dostosować zatrudnienie do zmieniających się potrzeb biznesowych. W przypadku dużych projektów lub sezonowego zapotrzebowania na pracowników, umowa cywilnoprawna pozwala na szybkie zwiększenie liczby pracowników. Ponadto, w przypadku, gdy projekt zostaje zakończony lub nie jest już potrzebny, pracodawca może zakończyć współpracę bez skomplikowanych procedur, co pozwala na elastyczne zarządzanie personelem.

Zgodnie z nowymi przepisami, które wejdą w życie od 2025 roku, procedura zatrudniania cudzoziemców w Polsce zostanie zaostrzona. Jedną z istotniejszych zmian jest wprowadzenie nowych wymagań dotyczących minimalnego wynagrodzenia dla pracowników, w tym cudzoziemców. Wzrośnie także kontrola nad umowami cywilnoprawnymi, które do tej pory były stosowane w większym stopniu niż umowy o pracę.

Pracodawcy, którzy chcą kontynuować współpracę z cudzoziemcami, będą musieli dostosować się do nowych regulacji. Wprowadzenie wyższych wymagań dla umów cywilnoprawnych oraz zapewnienie zgodności z minimalnym wynagrodzeniem to istotne zmiany, które będą miały wpływ na procesy zatrudniania obcokrajowców w Polsce.

Legalne zatrudnienie cudzoziemców wiąże się z wieloma korzyściami zarówno dla firm, jak i dla pracowników. Przede wszystkim, przedsiębiorstwa zyskują dostęp do szerokiego wachlarza wykwalifikowanych pracowników, w tym także z Ukrainy, którzy posiadają doświadczenie w wielu branżach. Ponadto legalne zatrudnianie cudzoziemców pozwala na uniknięcie ryzyka związanych z nielegalnym zatrudnieniem, które może prowadzić do wysokich kar finansowych.

Zatrudnianie obcokrajowców jest również korzystne z perspektywy wizerunkowej firmy. Przedsiębiorstwa, które przestrzegają przepisów prawnych i oferują legalne zatrudnienie cudzoziemcom, postrzegane są jako odpowiedzialne społecznie i transparentne. W szczególności dotyczy to firm, które zatrudniają obywateli Ukrainy, biorąc pod uwagę aktualną sytuację geopolityczną i konflikt zbrojny w tym kraju. Oferowanie wsparcia w postaci stabilnej pracy i odpowiednich warunków zatrudnienia jest nie tylko korzyścią dla firmy, ale również krokiem w stronę solidarności z potrzebującymi pracownikami.